会议很少出现在任何人的
保持会议记录就更糟糕了. 然而，及时、准确
会议记录很重要，尤其是在做决定的时候
your home and community. 理想情况下，在HOA会议结束后，
会议记录详细记录了讨论的内容和所做的决定
提交给HOA董事会领导，由他们批准会议记录
将它们分发给所有有关各方.
不幸的是，情况并非总是如此. 一些hoa比
另一些人则擅长从会议中获取重要信息并做出决定
确保所有HOA成员都能得到这个信息，不管他们是否能参加
the meeting or not. 如果你不确定你的HOA会议是否有记录
这里有五个必须具备的元素，可以立即升级
它们的质量(并使事情更容易记录).
1. Use an Agenda:
如果开会，要拿出高质量的会议记录几乎是不可能的
组织混乱，计划不周. 确保每次会议都有一个清晰的
概述议程，包括所有需要审查的旧业务，
需要解决的新业务，并为问题和问题留下空间
可能出现的其他项目.
2. Follow a Template:
确保所有相关和所需信息的最佳方法是
包括使用标准的会议记录模板. At
它至少应该包括会议的日期和地点
成员出席会议，并遵循会议议程大纲. All
动议需要被记录下来，任何结果的决定都要包括在内.
3. Track Those Motions:
前面已经提到过，但这是HOA的关键要求之一
会议记录的关键在于他们能准确地记录所有的动议
第四，他们是否被批准. 有些州有特定的
这些信息应该如何呈现的需求，所以要确定
以找出是否有某种格式你需要使用.
4. 包括财务信息:
会议记录是会议上进行的正式事务的记录
meeting. 公务中最重要的一个方面是
审查财务报表. 任何账户的当前余额，
每月费用的回顾，以及业主协会收取费用的情况
应该是包括的最低金额吗. 其他需要处理的事项可能
即将到来的费用或任何潜在的业主评估可能悬而未决.
5. Get a Quorum:
如果出席会议的成员没有达到规定的人数，任何会议都将无效
not be valid. 在你开始制定工作日程之前
煞费苦心地记录信息，确保出席的人数达到法定人数.
法定人数是指出席会议处理公务的最低人数.
如果你不确定你所在协会的法定人数，可以咨询一下
遵守规章制度
把这些原则付诸实践，为你的下一次业主协会会议
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